Egy betöltetlen munkakör költségei messze túlmutatnak a megszokott számlákon. A vállalatok gyakran azt hiszik, hogy egy ideig akár pénzt is megtakaríthatnak, ha nem töltik be az üres állást, hiszen nincs kifizetendő bér. A gyakorlat azonban egészen mást mutat. A feladatok nem tűnnek el a pozícióval együtt, csupán átrendeződnek, átcsúsznak máshová, és az esetek többségében éppen azokra hárulnak, akik már egyébként is terhelt munkarendben dolgoznak.
A meglévő csapat tagjai veszik át a hiányzó kolléga teendőit, többletmunka formájában látják el azokat, ami rövid távon talán még működőképes megoldásnak tűnik. Idővel azonban az így kialakuló helyzet komoly következményekkel jár. A túlórák halmozódnak, a fáradtság nő, a hibák száma emelkedik, és előbb-utóbb a minőség is romlik.
Emellett gyakori, hogy egy másik területről kell munkatársakat átcsoportosítani, ami már ott is fennakadásokat okoz. Bizonyos esetekben a feladatok egyszerűen elmaradnak, vagy csak részben valósulnak meg, így a vállalkozás teljesítménye egészében visszaesik. Minél tovább marad üresen egy pozíció, annál szélesebb körben érezhető a hatása. Már nem csak a közvetlen munkafolyamat szenved, hanem a határidők csúsznak, az ügyfelek türelmetlenebbek lesznek, és a termelékenység mérhetően csökken.
Az a betöltetlen pozíciók költségei valójában több rétegből épülnek fel. Van köztük olyan, ami rögtön látható, mint például a túlóradíjak vagy a toborzási szolgáltatások díja. Más tételek rejtve maradnak, mégis jelentős terhet jelentenek. Ilyen a kieső bevétel, a selejt növekedése, a lassabb kiszolgálás, vagy akár az elmaradt projektek. Mindezek mellett a vezetők munkaidejének egy jelentős része is az üres pozíció körüli feladatellátás koordinálásával telik, ami szintén költség, még ha közvetlenül nem is jelenik meg a könyvelésben.
Ahogy az idő halad, a fáradtság és a leterheltség már nemcsak a hatékonyságot veszélyezteti, hanem a meglévő csapat megtartását is. Ha valaki hónapokon át azt érzi, hogy állandóan túlterhelik, mert valaki más hiányzik, előbb-utóbb ő is elkezd máshol körülnézni. Így könnyen bekövetkezik az a helyzet, amikor egy betöltetlen állás újabb távozásokat indít el. A fluktuáció és az üres pozíciók költségei ily módon egymást erősítő hatást fejtenek ki, és egy ördögi kört hoznak létre, amelyből nehéz kiszállni.
A probléma kezelésében a gyorsaság és a tudatosság egyaránt fontos. Minél hamarabb sikerül kitölteni egy üres pozíciót, annál kisebb kárt okoz. Ám nem elegendő egyszerűen valakit felvenni, a választás minőségének is meg kell felelnie. Egy rosszul megválasztott munkatárs ugyanis újabb fluktuációs ciklust indíthat el. Ezért a toborzási folyamat szakszerűsége és a megfelelő onboarding megléte kritikus fontosságú.
Sok vállalkozás csak akkor szembesül ezzel a rejtett költségréteggel, amikor a helyzet már kezelhetetlenné vált. A tapasztalat azt mutatja, hogy a megelőzés jóval olcsóbb, mint a helyreállítás. Amikor egy pozíció üresedik meg, nem kell feltétlenül azonnal pánikba esni, de nem szabad azzal sem számolni, hogy a hiány magától megoldódik. A feladatok nem várnak, a csapat kapacitása pedig véges.
